А з чого почати офісний переїзд? Виходячи з практики та рекомендацій фахівців, можна виділити 6 правил, які повинен зробити кожен відповідальний керівник, який готується пережити переїзд офісу.

Правило №1. Проінформуйте персонал про переїзд офісу

Це варто зробити щонайменше за 4 місяці до запланованої дати. Варто повідомити всіх про офісний переїзд, від працівника офісу і до ділових партнерів і клієнтів. Наприклад, розмістіть відповідний банер на корпоративному сайті.  Просто додати інформацію в розділ новини не зажди спрацьовує, тому що в нього можуть просто не зайти. Краще продублювати інформацію і у всі соціальні мережі, у месенджери в яких висока активність користувачів — Facebook, Instagram, Telegram та ін. 

Правило №2. Знайдіть вантажний автомобіль та вантажників

Деякі керівники організовують офісний переїзд власними силами, особливо тоді, коли в колективі переважає чоловіча стать і чоловіки готова взяти на себе обов’язки вантажників. Варто врахувати всі ризики і наслідки такого рішення: робота без досвіду вантажних перевезень (бо ж вантажник то професія), можливе невдоволення колег з приводу того, що це не входить в їхні обов’язки і т.д. Набагато простіше скористатися послугами кваліфікованих вантажників від мувінгової компанії. У переліку послуг вантажників від таких компаній як "Силач" є офісний переїзд «під ключ».

Правило №3. Підготуйте пакувальний матеріал - вантажники "Силач" можуть надати вам пораду на цьому етапі

Комфортний спосіб— замовити офісний переїзд і все необхідне упакування, обладнання, вантажне таксі в обраній вами мувінговій компанії, яка буде здійснювати вантажні перевезення. Для розміщення картонних коробок і купленої повітряно-пухирчастої плівки потрібно забезпечити місце в поточному офісі. Картонні коробки для офісного переїзду варто замовляти різних розмірів. При упаковці вантажу та речей потрібно обов’язково заповнювати картонні коробки доверху, тому що вони будуть ставитися одна на одну і можуть деформуватись. Картонні коробки для офісного переїзду обов’язково варто помічати маркерами, оскільки це допоможе уникнути плутанини при розпакуванні, тому запасіться такими маркерами та канцелярськими ножами.

Правило №4. Заплануйте підключення Wi-Fi до переїзду в новий офіс

Після офісного переїзду без світла і води ніхто з офісу не захоче опинитися надовго, тому подбайте про оплату рахунків завчасно. І не забудьте про оплату послуг інтернет-провайдера і телефонної компанії, бо персонал повинен почати виконувати свої обов’язки якомога швидше.

Для комфортного перебування в новому офісі, варто укласти договір з клінінговою компанією. Монтаж та демонтаж розбірних меблів краще доручити вантажникам з мувінгової фірми, оскільки це також їх спеціалізація.

Правило №5. Змініть контактну інформацію у рекламній кампанії

Володіючи інформацією про дату переїзду офісу, подбайте про те, щоб контактні телефони та нова адресу компанії вчасно була включена в рекламну кампанію і з’явилися на всій продукції компанії: візитках, календарях, сувенірах і т.д. Додайте також відповідну точку на картах в Google.

Правило №6. Оновіть дані на своїй веб-сторінці та в соціальних мережах 

На сайті компанії, коли офісний переїзд буде успішно завершено, повинна з’явиться інформація про зміну реквізитів: вкажіть новий поштовий індекс, адресу, телефони та схему проїзду.